Krankmeldungen¶

Das portal pro bietet über die Funktion der Anfragen die Möglichkeit zur standardisierten Automation des Krankmeldungsprozesses. Der Prozess startet bei der selbständigen Meldung des Krankenstandes im portal pro und endet mit der Information des Vorgesetzten bzw. Sachbearbeiters und der automatischen Erfassung der Abwesenheit.
Durch diese Funktion wird die Kommunikation effizienter und fehlerresistenter dargestellt, da alle notwendigen Informationen per Definition geliefert werden müssen.

Welche Voraussetzungen müssen hierfür erfüllt werden?¶

Damit der Prozess optimal funktioniert muss eine entsprechende Anfrage dafür im NAV/BC angelegt sein. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie hierfür die Portalanfragen Einrichtung
2. Erstellen Sie eine neue Anfrage über die Schaltfläche Neu im Menüband.
3. Vergeben Sie im Register "Allgemein" einen Code und einen Namen z.B. "K" und "Krankmeldung".
4. Definieren Sie im Register Workflow welche Rollen die Krankmeldung bearbeiten sollen.
5. Wählen Sie im Feld Aktion bei Abschluss die Option Abwesenheit erfassen und hinterlegen Sie das entsprechende Zeiterfassungskommando.
6. Optional: Aktivieren Sie die Periodenpflicht im Register und die Anhangpflicht Features.
7. Aktivieren Sie die Anfrage über die Schaltfläche Aktivieren im Menüband.

Wie wird die Krankmeldung eingereicht?¶

Aus Sicht des Mitarbeiters spielt sich der komplette Prozess im portal pro ab. Um den Krankenstand zu melden, geht der Mitarbeiter wie folgt vor:

1. Der Benutzer wechselt in die Funktion Anfragen.
2. Dort erstellt er eine neue Anfrage durch die entsprechende Schaltfläche.
3. Nun öffnet sich das Formular, wo der Nutzer die entsprechende im NAV/BC definierten Anfragen wählen kann.
4. Wählt er die Anfrage Krankmeldung, passt sich das Formular dementsprechend an.
5. Die im NAV/BC definierte bearbeitende wird hier vorbelegt, kann aber durch den Nutzer variiert werden.
6. Wurde in der Anfrageeinrichtung eine Periodenpflicht definiert, muss der Mitarbeiter einen Zeitraum angeben.
7. Wurde in der Anfrageeinrichtung eine Anhangpflicht definiert, muss der Mitarbeiter einen Anhang anfügen.
8. Im Bemerkungsfeld kann der Mitarbeiter noch optionale Angaben machen.
9. Nun muss er die Anfrage lediglich absenden und sie wird an den Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzten übergeben.

Wie wird die Krankmeldung bearbeitet?¶

Nachdem der Mitarbeiter die Anfrage gestellt hat und das portal pro mit NAV/BC synchronisiert wurde, können Sie als der jeweilige bearbeitende Vorgesetzte bzw. Sachbearbeiter die Krankmeldungen in Ihrem Rollencenter einsehen und wie folgt bearbeiten:

1. Öffnen Sie den angezeigten Stapel Offene Anfragen im Rollencenter.
2. Markieren Sie den offenen Antrag durch einen einfachen Mausklick.
3. Wählen Sie Abschließen, wenn Sie von der Meldung Kenntnis genommen haben.
4. Nun öffnet sich das Zeiterfassungskommando. Hier können Sie, sofern gewünscht, die Abwesenheit für den entsprechenden Mitarbeiter direkt für den gemeldeten Zeitraum erfassen.