Urlaubsanträge¶

Das portal pro bietet über die Funktion der Anfragen die Möglichkeit zur standardisierten Automation des Urlaubsgenehmigungsprozesses. Der Prozess startet bei der selbständigen Anlage des Urlaubsantrags im portal pro und endet mit der Genehmigung bzw. Ablehnung und der Rückmeldung an den Mitarbeiter und der automatischen Erfassung der Abwesenheit.
Durch diese Funktion wird die Kommunikation effizienter und fehlerresistenter dargestellt, da alle notwendigen Informationen per Definition geliefert werden müssen.

Welche Voraussetzungen müssen hierfür erfüllt werden?¶

Damit der Prozess optimal funktioniert muss eine entsprechende Anfragenvorlage dafür im NAV/BC angelegt sein. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie hierfür die Portalanfragen Einrichtung
2. Erstellen Sie eine neue Anfrage über die Schaltfläche Neu im Menüband.
3. Vergeben Sie im Register Allgemein einen Code und einen Namen z.B. "U" und "Urlaub".
4. Definieren Sie im Register Workflow welche Rollen Urlaubsanträge bearbeiten und genehmigen sollen.
5. Wählen Sie im Feld Aktion bei Abschluss die Option Abwesenheit erfassen und hinterlegen Sie das entsprechende Zeiterfassungskommando.
6. Aktivieren Sie die Periodenpflicht im Register Features.
7. Aktivieren Sie die Anfrage über die Schaltfläche Aktivieren im Menüband.

Wie wird ein Urlaubsantrag gestellt?¶

Aus Sicht des Mitarbeiters spielt sich der komplette Prozess im portal pro ab. Um einen Urlaubsantrag zu stellen, geht der Mitarbeiter wie folgt vor:

1. Der Benutzer wechselt in die Funktion Anfragen.
2. Dort erstellt er eine neue Anfrage durch die entsprechende Schaltfläche.
3. Nun öffnet sich das Formular, wo der Nutzer die entsprechende im NAV/BC definierten Anfragen wählen kann.
4. Wählt er die Anfrage Urlaub, passt sich das Formular dementsprechend an.
5. Die im NAV/BC definierte genehmigende Person wird hier vorbelegt, kann aber durch den Nutzer variiert werden.
6. Durch die oben definierte Periodenpflicht muss der Mitarbeiter einen Zeitraum angeben.
7. Im Bemerkungsfeld kann der Mitarbeiter noch Angaben machen.
8. Nun muss er die Anfrage lediglich absenden und sie wird an den Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzten übergeben.

Wie wird ein Urlaubsantrag bearbeitet?¶

Nachdem der Mitarbeiter die Anfrage gestellt hat und das portal pro mit NAV/BC synchronisiert wurde, können Sie als der jeweilige genehmigungspflichtige Vorgesetzte bzw. Sachbearbeiter die Anfrage in Ihrem Rollencenter einsehen und wie folgt bearbeiten:

1. Öffnen Sie den angezeigten Stapel Offene Genehmigungen im Rollencenter.
2. Markieren Sie den offenen Antrag durch einen einfachen Mausklick.
3. Wählen Sie Genehmigen bzw. Ablehnen um den Urlaubsantrag zu beantworten.
4. Nun muss die Anfrage noch abgeschlossen werden, dies liegt in der Aufgabe der Rolle, die Sie in der Anfragenvorlage hinterlegt ist.
5. Der Mitarbeiter bekommt nun eine E-Mail mit der Information, wie über seinen Antrag entschieden wurde. Wie Sie diese Benachrichtigung konfigurieren erfahren Sie auf der entsprechenden Hilfeseite.
6. Falls Sie den Antrag genehmigen, öffnet sich das Zeiterfassungskommando und Sie können, sofern gewünscht, die Abwesenheit für den entsprechenden Mitarbeiter direkt für den gewünschten Zeitraum erfassen.