Benachrichtigungen¶

Um die Benutzer des portal pro über Ereignisse zu informieren, bietet das portal pro die Funktionalität die Benutzer per Mail zu benachrichtigen. Benachrichtigungen können beispielsweise dann ausgelöst werden, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde, neue Dokumente zur Verfügung stehen oder Zugangsdaten versendet werden sollen. Auch die Statusbenachrichtigungen werden hier eingerichtet.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?¶

1. Damit die Person entsprechend über Neuerungen informiert werden kann, muss eine E-Mail Adresse im Benutzer bzw. Sachbearbeiter/Vorgesetzten hinterlegt sein.
2. Die SMTP-Einrichtung muss geschehen sein. Weitere Details hierzu finden Sie auf der dazugehörigen Hilfeseite.
3. In der portal pro Einrichtung sind entsprechende Absenderdaten im Bereich Verwaltung hinterlegt worden.

Wie werden Benachrichtigungen konfiguriert?¶

Hierfür werden im NAV/BC entsprechende Benachrichtigungsvorlagen angelegt. Damit Sie die jeweiligen Benachrichtigungsvorlagen einsehen, erstellen und pflegen können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die portal pro Einrichtung.
2. Wählen Sie die Funktion Benachrichtigungen in der Registerkarte Start der Menüleiste.
3. Nun befinden Sie sich in der Benachrichtigungseinrichtung.

In der nun angezeigten Liste sehen Sie bereits bestehende Vorlagen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Neu im Menüband aus. Es wird ein neuer Listeneintrag erstellt mit folgenden zu füllenden Spalten:

Da bei einem neuen Listeneintrag noch keine Benachrichtigung vorhanden ist, bleibt dieses Feld leer. Über die Schaltfläche Benachrichtigungstext in der Menüleiste können Sie einen Text über einen Editor einpflegen. Dort können Sie in Volltext eine Mailnachricht formulieren, aber auch entsprechende Konstanten und Schalter einfügen, um die E-Mail für die entsprechenden Nutzer individualisieren.

Konstanten¶

Um die Mail mit entsprechend für den Empfänmger angepassten Informationen zu befüllen, stehen Ihnen über das Editormenü verschiedene Konstanten zur Verfügung. Wählen Sie beispielsweise die Konstante Name aus, wird ein Steuersymbol im Editor erzeugt, das in der resultierenden E-Mail durch den jeweiligen Namen des Empfängers ersetzt wird.

Über das Linksymbol im Editor können auch Hyperlinks erstellt werden, die mit entsprechenden Konstanten bestückt werden. So kann ein vom Inhalt abweichender Text definiert werden. So muss in den Benachrichtigung nicht mehr die ganze Portal-URL oder Passwort-Zurücksetzen-URL ausgegeben werden, sondern nur noch das Wort "Portal" oder der Satz "Passwort zurücksetzen".

Schalter¶

Anhand von Schaltern kann gesteuert werden, unter welchen Bedingungen der Inhalt innerhalb des Schalters angezeigt werden soll. So ist es beispielsweise sinnvoll, eine Periode nur dann anzuzeigen, wenn es sich um eine Anfrage handelt, für die das Periodenfeature aktiviert wurde. Einen solchen Schalter können Sie im Moment sehen, wenn Sie beispielsweise die Konstante "Periode" auswählen. Der angezeigte Inhalt befindet sich innerhalb des Schalterausdrucks und kann weiter angepasst werden.