Portalanfragen¶
Was wird in der Portalanfragen Einrichtung konfiguriert?¶
Über die Portalfunktion "Anfragen" können die portal pro Benutzer Anfragen an Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzte richten. Je nach Anfragen können Sie unterschiedliche Zuständigkeiten und Eskalationsstufen definieren. Um dem portal pro Benutzer entsprechende Einstellungen vorzubelegen, können Sie in diesem Fenster Anfragenvorlagen konfigurieren, aus denen der portal pro Benutzer auswählen muss.
In der Ansicht Portalanfragen Einrichtung - portal pro sehen Sie die aktuell angelegten Anfragenvorlagen für das Portal mit zugehörigem Code, Beschreibung und Status. In der Registerkarte Start finden Sie neben den üblichen Standardfunktion zur Veränderung von Datensätzen (Neuanlage, Bearbeitung, Ansicht) auch Funktionen zur Filterung und Ansichtsänderung.
Wählen Sie Bearbeiten oder Ansicht gelangen Sie in die Dokument Einrichtungs-Karte, wo Sie die hinterlegten Einstellungen verändern können.
Menüband¶
Die Karte kann in zwei Modi angezeigt werden, im Bearbeitungs- bzw. Ansichtsmodus. Auf Wunsch können Sie den Modus in der Menüleiste wechseln. Durch die Schaltflächen Aktivieren und Deaktivieren verändern Sie den Status der Karte. Den aktuellen Status können Sie im Feld Status im Register Allgemein einsehen.
Hinweis
Steht der Status einer Anfragenvorlage auf Deaktiviert ist sie für den portal pro Benutzer nicht mehr wählbar.
Außerdem können Sie für die einzelnen Anfragenvorlagen und die zugehörigen Informationstexte jeweils auch Übersetzungen hinterlegen, um die jeweiligen Vorlagen auch in Fremdsprachen verfügbar zu machen.
Register¶
Allgemein¶
Im Register Allgemein können Sie neben der Benennung der Vorlage auch Statusinformationen auslesen.
Workflow¶
In diesem Register konfigurieren Sie, welche Automatismen durch eine Anfrage ausgelöst werden sollen. Beispielsweise ist es sinnvoll infolge einer Krankmeldung eine automatische Abwesenheitserfassung einzuleiten. Mehr Details hierzu finden Sie auf der Hilfeseite zur Krankmeldung. Zur Gestaltung der Automatismen stehen Ihnen derzeit folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
| Bearbeitung durch | Einstellung, wer derartige Anfragen bearbeiten soll, also an wen die Anfrage adressiert wird (Sachbearbeiter oder Vorgesetzter). |
| Genehmigung durch | Einstellung, wer die Anfrage genehmigen darf (Sachbearbeiter oder Vorgesetzter). |
| Aktion bei Abschluss | Einstellung, welcher Prozess bei Abschluss der Anfrage für ausgelöst werden soll, z.B. Zeiterfassung starten. |
| Zeiterfassungskommando | Einstellung, unter welchem Code eine automatisch erstellte Abwesenheit erfasst werden soll (z.B. Krank, Urlaub etc.). |
| Sahbearbeiter/Vorgesetzter im Portal änderbar | Einstellung, ob der Benutzer auswählen kann, welcher Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzter seine Anfrage genehmigt oder bearbeitet. Wird die Funktion auf nicht Änderbar geschaltet, sieht der Benutzer, wer verantwortlich ist, das Feld ist jedoch ausgegraut. Standardmäßig sind der Vorgesetzte und der Sachbearbeiter aus dem Portalbenutzer zuständig. |
Hinweis
Setzen Sie die Felder Bearbeitung durch und Genehmigung durch auf die selbe Rolle, wird bei Genehmigung der resultierenden Anfrage, diese auch direkt abgeschlossen. Voraussetzung dafür ist, dass diese Person nicht durch fehlende Berechtigungen oder Filtern in der Disponentenkarte daran gehindert wird.
Features¶
Um sicherzustellen, dass der portal pro Benutzer alle nötigen Informationen zur Bearbeitung der Anfrage kommuniziert, können Sie über dieses Register entsprechende Pflichtfelder der Anfragenvorlage definieren. Hierbei können Sie zwischen den Abstufungen Deaktiviert, Optional und Notwendig wählen.
| Periode | Einstellung, ob eine Zeitangabe für die Anfrage angegeben werden darf, bzw. muss. Dies ist besonders bei Krankmeldungen und Urlaubsanträgen sinnvoll. |
| Anhang | Einstellung, ob ein Anhang hochgeladen darf bzw. muss. |
Außerdem können Sie die Zugriffsebene der Anfragenvorlage festlegen. Nähere Details dazu finden Sie auf der Seite zu den Zugriffsebenen.
Synchronisation¶
Im Register Synchronisation sehen Sie Informationen zum Synchronisationsstatus der Anfragenvorlage.