Portaldokumente¶

Was wird in der Portaldokumenten Einrichtung konfiguriert?¶

Über die Portalfunktion Dokumente können Sie den Nutzern verschiedene Dokumente zur Verfügung stellen. Um diese Dokumente zu strukturieren, werden diese in Kategorien gruppiert. Diese Kategorien können Sie mit Hilfe der Portaldokumenten Einrichtung anlegen, verwalten und einrichten.

In der Ansicht Portaldokumenten Einrichtung - portal pro finden Sie die aktuell angelegten Dokumentenkategorien für das Portal mit zugehörigem Code, Beschreibung und Status.

Menüband¶

Die Karte kann in zwei Modi angezeigt werden, im Bearbeitungs- bzw. Ansichtsmodus. Auf Wunsch können Sie den Modus in der Menüleiste wechseln. Durch die Schaltflächen Aktivieren und Deaktivieren verändern Sie den Status der Karte. Den aktuellen Status können Sie im Feld Status im Register Allgemein einsehen.

Hinweis

Steht der Status einer Dokumentenkategorie auf Deaktiviert kann er zwar beim Upload angewählt werden, jedoch kann der Upload des Dokuments nur abgeschlossen werden, sofern die Kategorie aktiviert wird.

Außerdem können Sie für die einzelnen Dokumentenvorlagen auch Übersetzungen hinterlegen, um die jeweiligen Vorlagen auch in Fremdsprachen verfügbar zu machen.

Register¶

Allgemein¶

Im Register Allgemein sehen Sie neben den Statusinformationen folgende weitere Felder.

Code: Dieses Feld dient zur eindeutigen Identifikation des Dokumententyps innerhalb von Dynamics NAV/BC.
Vorgabetitel: In diesem Feld geben Sie an, welche Benennung beim Nutzen dieses Dokumententyps vorgegeben werden soll. Weiterhin wird hierüber bestimmt, wie automatisch erstellte Dokumente (z.B. Verdienstabrechnungen) benannt werden sollen. Mehr dazu finden Sie im Bereich der Bereitstellung Lohnbelege im Lohnlauf nachlesen.
Portaltyp: Hier bestimmen Sie, wie das Dokument für die Portalbenutzer kategorisiert werden soll, sodass dieser danach suchen kann.
Dokumentenart: Hiermit verknüpfen Sie eine Dokumentenart mit einer bestimmten Art von automatisch erstellten Dokumenten, wie beispielsweise der Verdienstabrechnung.

Beispiel

Am Beispiel einer Dienstanweisung könnten die Felder wie folgt gefüllt werden:

Code: DA
Vorgabetitel: Dienstanweisung - bitte beachten!
Portaltyp: Dienstanweisung
Dokumentenart: Allgemein

Sowohl für den Vorgabetitel als auch für den Portaltyp können über die Menüleiste Übersetzungen gepflegt werden.

Features¶

Im Register Features können Sie die Funktionen der Dokumentenkategorie anpassen.

Bestätigung durch Benutzer: Mit diesem Feld können Sie die Funktion einstellen, ob und in welcher Form die Ansicht der Dokumente durch den Portalnutzer bestätigt werden muss. Dies dient der Sicherstellung der Kenntnisnahme durch den Portalnutzer. Hierfür gibt es verschiedene Ausgestaltungsformen:


Deaktiviert	Es wird keine Bestätigung vom Nutzer gefordert.
Einfache Bestätigung	Der Benutzer bestätigt durch eine Schaltfläche, dass er das Dokument eingesehen bzw. zur Kenntnis genommen hat.
Unterschrift	Der Benutzer bestätigt durch eine Unterschrift, dass er das Dokument zur Kenntnis genommen hat. Die Unterschrift wird dann als PNG Datei an den Disponenten bzw. Sachbearbeiter zurückgesendet. Dies ist insbesondere für die Fälle geeignet, wo eine Rechtssicherheit erreicht werden soll.

Löschen durch Benutzer: Hier können Sie einstellen, ob Sie dem Benutzer die Berechtigung erteilen, Dokumente aus dem Portal zu löschen.
Zugriffsebene: Hier können Sie die Zugriffsebene der Dokumentenart festlegen. Nähere Details dazu finden Sie auf der Seite zu den Zugriffsebenen.

Synchronisation¶

Im Register Synchronisation sehen Sie Informationen zum Synchronisationsstatus der Dokumentenart.