Anfragen¶

Was ist die Anfragenfunktion und wofür wird sie genutzt?¶

Das portal pro gibt Ihnen die Möglichkeit Anfragen, die naturgemäß regelmäßig aufkommen standardisiert und mit minimalen manuellem Aufwand zu bearbeiten. Außerdem können Sie durch richtige Konfiguration der Vorlagen sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen eingepflegt werden und so die Fehleranfälligkeit verringern und die Kommunikation zu dokumentieren. Hinzu kommt, dass Sie die Konsequenzen der Anfrage automatisiert Workflows auslösen können.

Typische Anwendungsfälle ist die Abbildung von klassischen Personalgeschäftsprozessen, wie beispielsweise die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen. Nähere Details finden Sie auf den jeweils verlinkten Hilfeseiten.

Wo kann der portal pro Benutzer Anfragen einstellen?¶

Der Benutzer findet im portal pro sowohl auf der Startseite als auch in der Menüleiste den Menüpunkt "Anfragen".

Auf der Seite "Anfragen" findet der portal pro Benutzer eine Auflistung der bereits gestellten Anfragen mit folgenden Informationen:

• Status: Zeigt den Genehmigungsstatus an.
• Typ: Zeigt die Art der Anfrage und eventuelle Bemerkungen an.
• Zeitraum: Zeigt an, für welche Periode die Anfrage gestellt wurde. Dies ist zum Beispiel besonders interessant für Urlaubsanträge.
• Datum: Zeigt an, wann die Anfrage gestellt wurde.

Über eine Freitextsuche kann der portal pro Benutzer bestimmte Anfragen suchen.

Über die Schaltfläche "Neue Anfrage" können nun neue Anfragen eingestellt werden. In dem Feld "Typ" kann der portal pro Benutzer ausschließlich aus den im NAV/BC angelegten Anfragenvorlagen auswählen. Je nach Auswahl passt sich das Formular entsprechend der Anfragenvorlage an. Je nach Aktivitätenvorlage müssen nun verschiedene Felder gefüllt werden, dazu zählt das Feld Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzter, das immer durch die im Benutzer hinterlegte Person vorbelegt ist, sollte die Person aber vom Standard abweichen kann der portal pro Benutzer die Person wechseln. Hinzu kommt eventuell die Periode und die Möglichkeit bzw. Verpflichtung einen Anhang anzufügen.

Details zu der Konfiguration der Anfragenvorlagen finden Sie auf der Hilfeseite zur Portalanfragen Einrichtung.

Wie werden die Anfragen bearbeitet?¶

Die Bearbeitung der Anfragen übernehmen Sie aus dem NAV/BC. Offene Anfragen können Sie über ihr Rollencenter mit Hilfe des Stapels Offene Anfragen bzw. Offene Genehmigungen einsehen.

Um den Bearbeitungprozess an einem Beispiel zu sehen lohnt sich der Blick in die Hilfeseiten zu Urlaubsanträgen und Krankmeldungen.