Dokumente¶
Was ist die Dokumentenfunktion und wofür wird sie genutzt?¶
Das portal pro bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Dokumente zum Download verfügbar zu machen. Weiterhin können Sie auch Lesebestätigung einfordern und so die Kenntnisnahme der Informationen sicherstellen.
So können Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise Verdienstabrechnungen oder Dienstanweisungen digital und papierfrei zur Verfügung stellen.
Wo kann der portal pro Benutzer die Dokumente abrufen?¶
Der Benutzer findet im portal pro sowohl auf der Startseite als auch in der Menüleiste den Menüpunkt "Dokumente".
Auf der Seite "Dokumente" findet der Benutzer eine Auflistung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumentenposten mit folgenden Informationen:
- Status: Zeigt den Bestätigungsstatus an.
- Typ: Dokumentenart
- Titel: Zeigt die Beschreibung des Dokumentenpostens an.
- Anzahl: Zeigt an, wie viele Dokumente der Posten enthält.
- Datum (Dies wird beim Upload gesetzt, siehe unten)
- Aktionen
- Anzeigen und Löschen (falls durch Sie erlaubt, siehe dazu auch Portaldokumenten Einrichtung)
Über eine Freitextsuche kann der portal pro Benutzer bestimmte Dokumente suchen.
Wie werden Dokumente im portal pro bereitgestellt?¶
Hierfür steht Ihnen die Portaldokumenten Ansicht zur Verfügung. Diesen finden Sie auf Ihrer Startseite unter Portaldokumente - portal pro in der linken Menüleiste. Alternativ können Sie den die Ansicht auch mitarbeiterspezifisch über die eine Mitarbeiterkarte aus der Menüleiste im Register Navigieren öffnen.
Hier sehen Sie alle Dokumente, die aktuell im portal pro zur Verfügung stehen.
Manuelle Bereitstellung¶
Über die Schaltfläche Neu können Sie nun den Uploadprozess Ihrer Dokumente starten. In diesem Fenster erstellen Sie Dokumentenposten, die ein oder mehrere Dokumente enthalten können. Nochfolgend können Sie sehen, was die einzelnen Felder im Upload bewirken:
| Dokumentendatum | Hier stellen Sie ein, welches Datum im portal pro angezeigt werden soll (s.o.). |
| Benutzer | Hier geben Sie an, welchem Benutzer Sie die Dokumente zur Verfügung stellen möchten. |
| Dokument | Hier geben Sie die Dokumentenkategorie an. Diese werden in der Portaldokumenteneinrichtung erstellt. Details hierzu finden Sie auf der zugehörigen Hilfeseite. |
| Bemerkung | Hier bestimmen Sie den Titel, der den portal pro Benutzern neben dem Dokumentenposten angezeigt wird (s.o.). |
| Sachbearbeiter | Hier bestimmen Sie den hinterlegten Sachbearbeiter. Dies wird dem portal pro Benutzer jedoch nicht angezeigt. |
| Vorgesetzter | Hier bestimmen Sie den hinterlegten Vorgesetzen. Dies wird dem portal pro Benutzer jedoch nicht angezeigt. |
| Bestätigungsstatus | Zeigt den Bestätigungsstatus an, sofern dies in der gewählten Dokumentenkategorie konfiguriert ist. |
| Bestätigungsdatum | Zeigt an, wann die Lesebestätigung durch den portal pro Benutzer gesetzt wurde. |
Auf der rechten Seite des Fensters haben Sie nun die Möglichkeit ein oder mehrere Dokumente per Drag and Drop abzulegen. Alternativ können Sie auch den Windows Explorer durchsuchen indem Sie die Schaltfläche betätigen.
Haben Sie die Bearbeitung und den Upload abgeschlossen wählen Sie entweder die Schaltfläche Online stellen oder den OK-Button wenn Sie das Fenster auch schließen möchten. Nun wird der Dokumentenposten in den Status zu synchronisieren versetzt und der Vorgang ist abgeschlossen.
Hinweis
Der Dokumentenposten und die zugehörigen Dokumente sind erst für den portal pro Benutzer sichtbar, sobald Sie synchronisiert haben. Nähere Details dazu finden Sie auf der zugehörigen Hilfeseite.
Bereitstellung aus Aktivitätenprotokollposten¶
Sie können bei einem Mitarbeiter aus den bestehenden Aktivitätenprotokollposten Portaldokumente bereitstellen. Dafür müssen Sie einfach nur den Aktivitätenprotokolloposten öffnen und können dort - sofern es sich um einen Portalbenutzer handelt - über die Schaltfläche "Als Portaldokumente bereitstellen".
Hinweis
Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, dann liegt das daran, dass der Mitarbeiter keinen Portalzugang hat. Wie Sie neue Benutzer anlegen, erfahren Sie über die Hilfeseite zur Anlage neuer Portalbenutzer.
Bereitstellung von Lohndokumenten im Lohnlauf¶
Im monatlichen Ablauf von NAPA gibt es den Ablaufschritt Belege an PV senden. Wenn Sie diesen Ablaufschritt ausführen, werden für diejenigen Mitarbeiter, die einen Portalzugang sämtliche Lohnbelege (DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung, Verdienstabrechnung) eines Monats bereitgestellt.
In den übrigen Ablaufschritten wie "Entgeltbescheinigung drucken" können Sie die Portalbenutzer, da sie ja ihre Abrechnung bereits im Portal erhalten haben, von der Verarbeitung ausschließen. Dafür gibt es dort jeweils eine Checkbox mit dem Titel "Ohne Portalbenutzer", die dafür angekreuzt werden muss.
Wie wird die Lesebestätigung nachverfolgt?¶
In der Ansicht der Portaldokumente unter
Startseite -> Portaldokumente - portal pro
können Sie in der Spalte Bestätigungsstatus den aktuellen Status einsehen.